[Seminar] Quản trị thời gian và tổ chức công việc hiệu quả

14/04/2017
Lượt xem: 35

Chào các chiến hữu,

Với mục tiêu giúp cho mỗi con người Eway làm việc hiệu quả hơn, năng suất hơn và biết cách quản trị thời gian cho bản thân, buổi Seminar: “Quản trị thời gian và tổ chức công việc hiệu quả” được diễn ra vào 11/04/2017 do chị Trần Thị Thùy Linh (CPO&CMO) điều phối. Chị Trần Thị Thùy Linh trước đây là một chuyên gia đào tạo, từng là Trưởng phòng Đào tạo của FPT Telecom và cũng đã đi giảng dạy và tư vấn cho nhiều công ty, tập đoàn ở Việt Nam như: Mobifone, Vinaphone, Yamaha, Cellphones, Sen Vàng,…

Buổi Seminar đã giúp cho tất cả những bạn tham gia hiểu sâu hơn các vấn đề của mình trong quản trị thời gian cũng như biết những phương pháp giúp nâng cao hiệu suất làm việc của cá nhân.

Để nội dung buổi Seminar được lan tỏa và mang lại giá trị cho những người không có điều kiện tham gia trực tiếp, tất cả thông tin đã được ghi nhận chi tiết thông qua Slide, Video và Bài viết dưới đây, giúp tất cả anh chị em Eway cùng nắm được những thông tin hữu ích từ buổi Seminar và áp dụng những điều đó vào ngay công việc của mình.

Slide:

[embeddoc url=”http://inside.eway.vn/wp-content/uploads/2017/04/EWAY-Seminar_Nang-cao-hieu-suat_Tran-Thi-Thuy-Linh-1.pdf” download=”logged”]

Video: 

(Video này được quay trực tiếp trong buổi Seminar với những trao đổi, phân tích và tương tác chân thực nhất, giúp anh em cảm thấy bản thân như đang ở trong Seminar, vừa học được từ giảng viên và từ những chia sẻ của học viên. Chỉ là hơi dài 1 chút, anh em cố gắng dành thời gian xem nhé.)

Bài tóm tắt:

Khó khăn trong Quản lý thời gian:
  • Lan man
  • Có nhiều việc mà không biết lựa chọn
  • Thường làm việc về đêm mới tập trung
  • Đang làm thì bị hỏi và nhờ -> Làm luôn, sau đó ko nhớ mình đang làm gì
  • Cảm thấy chỉ làm 30-40% năng lực và hiệu suất
  • Làm rất nhiều nhưng cảm thấy chưa làm gì cả
  • Xác định được việc quan trọng nhưng hay làm những việc vụn
  • Áp dụng phương pháp quan trọng cấp bách theo daily task -> Fail
  • Không xong việc thì cố làm việc ngoài giờ
Cách sử dụng thời gian có điểm nào tương đồng với cách dùng thực phẩm
  • Sắp hỏng thì ăn
Cách phân chia thời gian mỗi ngày:
  • Đừng để công việc cuốn mình đi trong vô thức
  • Hãy chia múi giờ, áp dụng thử và chỉnh sửa
    • Khi đã đến giờ nào làm cái gì thì làm luôn, kể cả việc khác đang dở dang
      • Giờ ăn
      • Giờ đọc sách
      • Giờ làm việc
    • Khi thấy bất hợp lý thì điều chỉnh
    • Áp dụng tối thiểu 3 ngày
Khi chốt được 1 lịch làm việc, bạn thường ghi nhớ như thế nào?
  • Học viên:
    • Dùng duy nhất 1 công cụ trên điện thoại: Google Keep để note việc, chỉ khi nào cần sáng tạo, tư duy sẽ dùng giấy
    • Càng rảnh thì càng note nhiều việc nhưng không làm. Càng bận thì càng note keyword rồi làm
    • List tất cả mọi việc rồi từ từ hoàn thành
    • Chỉ note những việc phải làm phải làm + deadline
    • Note lịch công việc lên Google Calendar, các lịch hẹn sẽ dùng Reminder trên iPhone
  • Giảng viên:
    • Hãy để Calendar giúp thoáng não
    • Nhiều bạn bị lỡ cuộc
    • Đừng dùng nhiều nền tảng quá, chọn 1 cặp bổ trợ cho nhau
Vào lúc bạn có việc quan trọng cần hoàn thành, có người tới trò chuyện, họ đang gặp rắc rối. Bạn làm gì?
  • Học viên:
    • Có quy tắc
    • Hỏi xem người ta có vấn đề gì, nếu việc đó ảnh hưởng đến mình và cấp bách
    • Nghe luôn
  • Giảng viên:
    • Đừng giả “nice” rồi lầm bầm sau khi họ di.
    • Đặt câu hỏi để ngắt hoặc hẹn lịch trao đổi
    • Hẹn họ 1 thời gian khác khi mình đang bận
    • Đừng bắt đầu cuộc trò chuyện nếu không đủ tập trung cho nó
    • Khi bản thân sẵn sàng thì lắng nghe và tập trung trọn vẹn cho công việc người khác
    • Hai cách:
      • Chỉ ra đích xác cụ thể thời gian hẹn gặp, ví dụ 30′ xong thì hẹn 1 tiếng, sau đó note luôn lên Calendar
      • Hỏi họ: Mình có thể giúp gì được họ? Cần mình giúp gì?
Bạn có tận dụng mọi khoảng thời gian trống, dù chỉ 5′ để làm việc không?
  • Thông thường bị nhầm lẫn giữa “bận” và “hiệu quả”
  • Hiệu quả không đồng nghĩa với bận rộn.
  • Những “khoảng trống”, “điểm ngắt” giữa công việc là cơ hội tuyệt vời để tái thiết lịch trình
  • Khi kết thúc 1 việc, dừng lại 5′ để tư duy xem việc tiếp theo cần làm là gì
    • Giúp mình tỉnh táo lại để nhận định xem mình nên làm gì tiếp
Còn 2h nữa sẽ tới cuộc gặp quan trọng. Bạn cần khoảng 30′ để chuân bị tài liệu. Vậy 1.5h còn lại để làm gì?
  • Đừng tranh thủ làm việc vặt trước khi tiến hành 1 cuộc gặp quan trọng
  • Nhất là đừng cố check và trả lời email
  • Gợi ý:
    • Tưởng tượng cuộc gặp có những câu hỏi nào (dự báo trước các vấn đề)
    • Cố gắng tìm hiểu thêm thông tin khác nhau về cuộc gặp hoặc người sắp gặp
    • Khi gặp đối tác, cần chậm lại 1 chút, không cần nhanh quá
Liệu có thể sắp xếp công việc dựa trên dự đoán về cảm xúc khi làm?
  • Đừng làm những việc khiến bản thân cảm thấy mất cảm hứng trước khi thực hiện 1 việc quan trọng
  • Hãy chọn vài việc để nuôi dưỡng cảm xúc tích cực
  • Khi năng lượng tụt dốc, đừng cố gắng làm tiếp. Hãy tái tạo năng lượng tích cực rồi bắt tay vào làm lại

Một số hình ảnh về buổi Seminar:

Hy vọng rằng nội dung trong buổi Seminar này sẽ giúp cho các chiến hữu Eway biết thêm nhiều cách thức và phương pháp giúp nâng cao hiệu suất công việc cũng như quản trị thời gian của bản thân hiệu quả hơn.

Cảm ơn các chiến hữu,

Đỗ Thành Công – HR

 

Link chia sẻ 12 giờ

Copy

Post Author: congdt