Khi có quá nhiều công cụ để quản lý công việc hiệu quả như Mail, Google Drive, Trello, Airtable, Jira… con người bắt đầu đi tìm kiếm một hệ thống làm nhiệm vụ tổng hợp tất cả các nội dung cập nhật vào một nơi tập trung. Skype đã không thể làm tốt việc này nên dần mất chỗ đứng. Những hệ thống mở như Slack nổi lên như một điều tất yếu. Điều duy nhất Slack khiến Eway không hài lòng đó là… chi phí quá cao. Rocket.Chat là một hệ thống (từ giờ sẽ gọi là Eway.IM) khác giống hệt như Slack, khác biệt là nó miễn phí, và nó có thể làm được 10 điều sau:
- Bảo mật nội dung hội thoại
Eway.IM là hệ thống riêng biệt được đội Kỹ thuật cài đặt trên máy chủ riêng biệt của Eway nên tuyệt nhiên các thông tin ở máy chủ này không thể bị lộ ra bên ngoài. Chuyện bạn vô tình chat nhầm với người khác ngoài công ty để lộ điều gì đó “nhạy cảm” là 100% không thể xảy ra. - Chủ động quản lý tài khoản thành viên
Các tài khoản sử dụng mail công ty @eway.vn nên khi có người nghỉ việc bị cắt tài khoản thì không thể truy cập được nữa. Chuyện mất tài khoản dẫn đến mất thông tin liên quan như tin nhắn, file đính kèm… cũng sẽ hoàn toàn không có.
Quản lý danh sách nhân viên - Có tính năng tag / mention / @tên
Nếu như trong Skype, chuyện người khác không để ý tới tin nhắn của bạn xảy ra thường xuyên thì trong Eway.IM, cùng với việc áp dụng tính năng tag @tên, đối tượng sẽ được thông báo tin quan trọng rõ ràng và kịp thời trên cả máy tính lẫn điện thoại. Eway.IM có bản cài đặt trên tất cả các thiết bị.
Tag tên người vào hội thoại - Có kênh toàn bộ công ty
Với những thông báo, tin tức cần trao đổi với toàn bộ công ty có thể gửi vào kênh #general. Tất cả mọi người trong công ty sẽ đọc được. Nếu cần làm nổi bật thậm chí có thể tag @all để tất cả mọi người chú ý.
@all để gây chú ý tới toàn bộ người trong nhóm - Hỗ trợ tính năng Live chat
Các website thường sử dụng Zopim, Zendesk… để hỗ trợ khách hàng trực tuyến thông qua một ô cửa sổ nhỏ tích hợp trên website. Eway.IM cũng có sẵn tính năng này. Đặc biệt, Eway.IM chạy trên server tự xây dựng nên tốc độ sẽ tốt hơn rất nhiều và hoàn toàn “miễn phí”. (Nếu chúng ta bỏ qua khía cạnh thuê server)
Hỗ trợ 24/7 trên website - Gửi file tốc độ cao
Như đã đề cập, server của Eway.IM là tự dựng nên tốc độ gửi file là cực kỳ tối ưu. Sẽ không có chuyện file tài liệu của bạn được gửi sang một server nào đó tít tật Nam Cực rồi mới vòng trở lại về máy của đồng nghiệp cách bạn vài bước chân. - Quản lý file đính kèm
Bạn hoàn toàn có thể xóa file phiên bản cũ, tìm file đã chia sẻ, download lại dễ dàng trong một cửa sổ quản lý riêng.
Quản lý file đính kèm - Đánh dấu tin nhắn quan trọng
Tin nhắn quan trọng có thể được đánh dấu để tìm nhanh mà không cần tới tính năng Search. Thậm chí còn thể xây dựng cả một danh sách các hướng dẫn cho người mới trong một nhóm chat bằng cách này.
Đánh dấu tin nhắn - Phát triển phần mềm mở rộng
Eway.IM hỗ trợ các API mở rộng để có thể kết nối với các hệ thống phức tạp khác. Từ những robot nho nhỏ như nhắc mọi người đi ăn cơm trưa cho tới thông báo tổng kết tình hình kinh doanh định kỳ đều có thể xây dựng tích hợp vào Eway.IM. Đây là điểm mạnh mẽ nhất mà Skype đã không thể thay đổi để theo kịp thời đại.
Robot hỗ trợ thông báo tự động - Tiết kiệm chi phí hoạt động
Nếu bỏ qua chi phí chạy server thì gần như chúng ta không còn phải trả gì để duy trì hoạt động của Eway.IM. Nếu so sánh với phí Slack yêu cầu 7$/người/tháng nhân số lượng hơn 100 nhân viên Eway thì chúng ta sẽ thấy sự tiết kiệm của Eway.IM.
Tổng kết
Việc con người phát minh ra những công cụ hiện đại để hỗ trợ cho công việc không còn là điều mới lạ. Tuy nhiên, áp dụng vào thực tế thế nào mới là điều cần sự quan tâm, nỗ lực của mỗi cá nhân trong một tập thể. Chỉ một vài người hứng thú và cố gắng sẽ không tạo ra sự cộng hưởng cho những đột phá. Vạn sự khởi đầu nan nhưng nếu chỉ đứng một chỗ chúng ta sẽ thụt lùi.
Hãy bắt đầu ngày mới bằng cách vào https://im.eway.vn nhé!
TrungLM
Link chia sẻ 12 giờ